Lesnotas volgens weke en kwartaal - Senior Seconder 1

KLAS: SS 1

ONDERWERP: FINANSIËLE REKENINGKUNDE

DATUM:

KWARTAAL: 2de Kwartaal

WEEK VYF EN SES

ONDERWERP: Kleinkasboek

INHOUD

• Definisie en gebruike van die Kleinkasboek
• Die voorskotstelsel: - Betekenis, kenmerke en voordele
• Voorbereiding van die Kleinkasboek

Die Kleinkasboek

Dit is die bykomende rekeningboek wat gebruik word om laewaarde (klein) kontantbetalings (en af en toe klein kontantontvangstes) aan te teken. Dit kan klein toevallige uitgawes insluit soos posgeld, skryfbehoeftes, skoonmaak, reiskoste en selfs klein kontantbetalings aan krediteure

Die kleinkasboek is soortgelyk aan die kasboek deurdat dit die dubbele doel van hoofinskrywingsboek dien en aangesien dit deel is van die dubbelinskrywingstelsel, is dit ook 'n grootboekrekening. Die byhou van 'n Kleinkasboek beteken dat dit nie nodig is om klein kontantbetalings individueel in óf die kasboek óf die grootboek aan te teken nie. Dit verminder die aantal inskrywings in hierdie boeke.

Die taak om 'n Kleinkasboek by te hou, word dikwels aan 'n junior personeellid gegee wat 'n bedrag kontant kry om as 'n dryfkrag te dien waaruit klein kontantbetalings gemaak kan word. Dit laat die hoofkassier (hoofkassier) toe om op belangriker take te konsentreer en bied ook waardevolle opleiding aan 'n junior personeellid. Die hoofkassier moet die werk van die kleinkassier met gereelde tussenposes nagaan.

Wanneer 'n personeellid bietjie kleinkas wil bekom, moet hy/sy 'n voltooide en behoorlik gemagtigde kleinkasbewys aan die kleinkassier oorhandig. Dit moet die doel waarvoor die geld benodig word, die datum en die handtekening van die persoon wat die kontant ontvang, aandui. Met gereelde tussenposes moet die kleinkassier hierdie koopbewyse nagaan teen die totale kontant spandeer

Die Impres System

In die meeste organisasies word die Kleinkasboek met behulp van die voorskotstelsel bygehou. Die impresisteem werk wanneer die hoofkassier die kleinkassier genoeg geld gee wat voldoende is om klein uitgawes vir 'n gegewe tydperk, bv. 'n week of 'n maand, te dek. Onder die stelsel begin die kleinkassier elke tydperk (week, twee weke, maand, ens.) met 'n vaste bedrag geld bekend as die voorskotbedrag of die kontantvlot . Gedurende die tydperk word betalings uit die kontantvloei gemaak en word dit in die Kleinkasboek aangeteken. Aan die einde van die tydperk, nadat die Kleinkasboek gebalanseer is, sal die hoofkassier die kleinkas van genoeg kontant voorsien om die balans na die bedrag van voorskot (kontantvlot) te herstel. Die kleinkassier begin dus elke periode met dieselfde hoeveelheid kontant

Die hoofkassier is bewus van presies hoeveel kleingeld in elke tydperk bestee is. Die bedrag van die voorskot kan soos nodig aangepas word as dit te veel of nie genoeg is nie.

Kenmerke of kenmerke van die voorskotstelsel

1. Keuring van 'n klein kassier
2. 'n Vaste som kontant (dws die voorskotbedrag of kontantvlot) sal deur die hoofkassier aan die kleinkassier gegee word
3. Die kleinkas betaal die verskillende kleinkasuitbetalings teen behoorlik gemagtigde kleinkasbewyse.
4. Die hoofkassier vergoed die kleinkassier met die totale bedrag wat vir die tydperk betaal is en sodoende die voorskot tot sy oorspronklike syfer herstel.

Voordele van die Impres-stelsel

1. Die las van die hoofkassier sal aansienlik verminder word
2. Dit dien as opleiding vir jong rekeningklerke
3. Dit verseker aanspreeklikheid vir elke uitgawe aangesien alle uitgawes deur dokumentêre bewyse gestaaf word
4. Dit help om bedrieglike praktyke uit te skakel/ontmoedig
5. Dit openbaar uitspattigheid en uitgawes wat die begrote bedrae oorskiet
6. Die totale van elke uitgawe-item kan as basis gebruik word om kostebeheerbesluite te neem
7. Aanspreeklikheid van die kleinkassier kan nooit die voorskotbedrag oorskry nie
8. Dit herleef die hoofkasboek en die algemene grootboekrekeninge van inskrywings van 'n groot aantal klein (onbeduidende) items
9. Die hoofkassier kan aansienlike beheer uitoefen deurdat die voorskotstelsel te eniger tyd onderhewig is aan tjek, want die kontant wat dan in die hand van die kleinkassier plus die bedrag spandeer in die tydperk volgens die koopbewyse moet altyd gelyk wees aan die kontantvlot
10. Verliese deur die kleinkassier kan tot die minimum beperk word

Die uitleg van 'n kleinkasboek

'n Kleinkasboek lyk soos 'n grootboekrekening met verskeie geldkolomme aan die kredietkant. Dit staan bekend as ontledingkolomme en word gebruik om die betalings in verskillende kategorieë te verdeel. 'n Kolom word gebruik vir elk van die hooftipes uitgawes wat uit kleinkas betaal word. In plaas van 'n foliokolom aan die kredietkant is daar 'n kolom om die nommer van die koopbewys waarop die betaling betrekking het, aan te teken.

Die aantal kolomme en die hooftipes uitgawes sal deur elke individuele onderneming bepaal word. In eksamens word leiding gegee oor die kolomme wat vereis word.

'n Uitleg van 'n Kleinkasboek word soos volg getoon:

KLEINKANTBOEK

Datum	Besonderhede	F	Totaal ontvang	Datum	Besonderhede	Totaal betaal	Koopbewys nommer	Vervoer	Skoonmaak	Posgeld	Grootboek
			N			N		N	N	N	N

EVALUERING

1. Lys vyf kenmerke van die ImprestSystem
2. Noem sewe voordele daarvan om die Kleinkasboek op die voorskotstelsel te hou

Voorbereiding van die kleinkasboek

• Gedurende die tydperk

• Geld ontvang of Saldo afgebring

1. Debiteer die totale ontvang-kolom met enige geld wat van die hoofkassier ontvang is (of die saldo wat van die vorige tydperk afgebring is).

Voeg die woord 'kontant' of 'bank' of 'saldo b/d' in die besonderhedekolom in soos toepaslik.

1. Debiteer die totale ontvangkolom met enige geld wat van enige ander bron ontvang is. Voeg die naam van die rekening wat gekrediteer moet word in die besonderhedekolom in, bv. die naam van 'n debiteur (waar 'n debiteur 'n rekening in kontant betaal), reiskoste (waar 'n werknemer die kleinkas vir privaat reiskoste vergoed) telefoonuitgawes (waar 'n werknemer vergoed die kleingeld vir private telefoonoproepe), ensovoorts.

• Geld Betaal

Krediteer die totaal betaalde kolom met enige geld wat uitbetaal is en voer ook die bedrag in die ontledingskolom vir daardie spesifieke uitgawe in. 'n Kort beskrywing van die rede vir die betaling moet in die besonderhedekolom ingevoer word.

• Aan die einde van die tydperk

1. Voeg die totaal betaalde kolom by. Voeg die totaal in
2. Voeg elkeen van die analisekolomme by en voeg die totale in. As hierdie totale dan horisontaal bygevoeg word, moet dit ooreenstem met die totaal betaalde kolom. Die ontledingskolom is nou voltooi.
3. Balanseer die totale ontvangkolom en die totaal betaalde kolom op dieselfde manier as om enige ander grootboekrekening te balanseer. Dra die saldo van die kredietkant na die debietkant af om die nuwe tydperk te begin.
4. Wanneer die voorskot herstel is, voer in soos vroeër beskryf
5. Voltooi die dubbele inskrywing vir die totale van die analisekolomme

1. Die totale van die ontledingskolomme vir elke uitgawe moet teen die betrokke uitgawerekening in die algemene (of nominale) grootboek gedebiteer word. Om aan te dui dat die dubbelinskrywing voltooi is, word die folionommer van die betrokke uitgawerekening dikwels onder die totaal van die toepaslike ontledingskolom in die kleinkasboek geskryf.

1. Die eindkolom van die Kleinkasboek is as grootboekkolom gekies. In hierdie kolom word items wat uit kleinkas betaal is wat na 'n ander grootboek as die algemene grootboek gepos moet word, getoon. Dit sou gebeur as 'n aankopegrootboekrekening uit kleinkas vereffen is of as 'n terugbetaling uit die kleinkas gemaak is aan 'n klant wat sy rekening oorbetaal het.

Om die dubbelinskrywing vir items in die grootboekkolom in die Kleinkasboek te voltooi, moet die aankopegrootboekrekening van die krediteur gedebiteer word (of die verkoopsgrootboekrekening van die klant (debiteur) moet gedebiteer word) soos hierbo verduidelik.

Illustrasie

L.Mahmoud hou 'n geanaliseerde kleinkasboek deur gebruik te maak van die voorschotstelsel. Die bedrag van die voorskot is N1 500. Sy het die volgende inligting vir Mei 2017 verskaf.

Mei     1     Ontvang van die kassier N1, 500 as kleinkasvlot

    5     Betaalde vensterskoonmaker N100

    8     Pen en potlode N40 gekoop

    14     Betaal H. Adamu, 'n krediteur N200

    17     Betaalde taxi-tarief N90

    21     Rekenaarpapier N70 gekoop

    25     Betaalde bustariewe N30

    27     Betaal A. Shuwa, 'n krediteur N340

    30     Betaalde kantoorskoonmaker N350

Vereis

1. Berei Mahmoud se Kleinkasboek vir Mei 2017 voor.

Die Kleinkasboek moet vier ontledingkolomme hê – skoonmaak, skryfbehoeftes, reisuitgawes en grootboekrekeninge

1. Balanseer die Kleinkasboek op 31 Mei 2017 en dra die balans af. Wys die herstel van die voorskot op 1 Junie 2017
2. Maak die nodige inskrywings in Mahmoud se nominale (algemene) grootboek en aankope grootboek op 31 Mei 2017

1. Mahmoud:

KLEINKANTBOEK

Datum	Besonderhede	F	Totaal ontvang	Datum	Besonderhede	Koopbewys nommer	Totaal betaal	Skoonmaak	Stat	Reiskoste	Grootboekrekeninge
2017			N	2017			N	N	N	N	N
1 Mei	Kontant	CB	1 500	“5	Venster skoonmaker		100	100
				"8	Penne & Potlode		40		40
				"14	H. Adamu		200				200
				"17	Taxi prys		90			90
				"21	Rekenaar papier		70		70
				"25	Bus tariewe		30			30
				"27	A. Shuwa		340				340
				"30	Kantoorskoonmaker		350	350
							1 220	450	110	120	540
				"31	Balans	c/d	280	nl 11	nl 13	nl 19
			1 500				1 500
1 Junie	Balans	b/d	280
“1	Kontant	CB	1 220

NOMINALE GROOTBOEK

Skoonmaak                    

2017		N	2017	N
31 Mrt	Kleinkas	450

Skryfbehoeftes                    

2017		N	2017	N
31 Mrt	Kleinkas	110

Reiskoste                

2017		N	2017	N
31 Mrt	Kleinkas	120

AANKOPE GROOTBOEK

Adamu            

2017		N	2017	N
14 Maart	Kleinkas	200

Shuwa

2017		N	2017	N
27 Mei	Kleinkas	340

NB : Die Kleinkasboek is 'n dubbelinskrywingsboek en moet by die Proefbalans ingesluit word. Die maksimum vlak van kontant wat in die kleinkasboek gehou word, is vas en die kassier moet terugbetaal word vir die bedrag wat hy uitbetaal het. Die brondokument vir opnames in die Kleinkasboek is die kwitansies, tjeks en Kleinkasbewyse wat behoorlik deur die aangewese beamptes gemagtig is.

EVALUERING

1. Besigheidsrekeningkunde 1. Oefening 21.1 en 24.4A
2. Vereenvoudigde en versterkte Finansiële Rekeningkunde Oefening 5x, 6x, 7x

LEESOPDRAG

1. Vereenvoudigde en versterkte finansiële rekeningkunde Bladsy 81-88
2. Besigheidsrekeningkunde 1 Bladsy 226 – 231

ALGEMENE EVALUERINGSVRAE

1. Noem vier kenmerke van die Kleinkasboek
2. Lys vyf brondokumente wat gebruik word in die voorbereiding van die Kleinkasboek.
3. Verduidelik die werking van die Voorschotstelsel om rekord te hou van kleinkastransaksies.
4. Noem vyf voordele van die gebruik van die Imprest-stelsel om kleinkasrekords te hou
5. Lys tien gebruike van die Algemene Joernaal

NAWEEKOPDRAG

1. Watter van die volgende demonstreer die voorskotstelsel A. dryf uitgawes betaal kontant by bank dryf B. dryf kontant uit bank uitgawes betaal dryf C. dryf uitgawes betaal kontant vanaf bank dryf D. dryf kontant in bank uitgawes betaal dryf dryf
2. 'n Kasboek het beginsaldo van N 15, 200, eindsaldo N 18, 400 en totale kontant ontvang gedurende die tydperk N 36, 000. Wat was die bedrag kontant wat gedurende dieselfde tydperk uitbetaal is A. N 17, 800 B. N 19, 600 C. N 29, 200 D. N 32, 800
3. In 'n kleinkasboek was die sluitingsaldo N 235, voorskot N 1, 250, terwyl skryfbehoefteuitgawes N 655 was. Hoeveel is betaal vir ander algemene uitgawes N 360 B. N 355 C. N 350 D. N 305
4. 'n Analitiese kasboek word gebruik om A. bronne van kontant ontvang aan te dui B. kleinkasbetaling te kategoriseer C. kontant en banksaldo te skei D. bedrag verskuldig van debiteure te ontleed
5. Die maksimum vlak van kontant wat deur 'n kassier ingevolge 'n voorskotstelsel gehou word, is 'n A. stem B. vlot C. vergoeding D. voorskot

TEORIE

1. (a) Wat is boeke van eerste inskrywing

(b) Lys enige vyf boeke van eerste inskrywing

1. Verduidelik die volgende

• Kleinkasboek
• Voorschotstelsel