Lesnotas volgens weke en kwartaal - Junior Seconder 2

EERSTE TERMYN

VAK: BESIGHEIDSTUDIES  

KLAS: JSS 2

VERWYSINGS:

• Besigheidstudies vir JSS Bk 2 Deur OA Lawal et'al Uitgewer: Longman
• WABP Besigheidstudies vir JSS Bk 2 Deur Egba T. Ehiametalor etal Uitgewer WABP
• Besigheidstudies Werkboek vir JSS Basic 8 Deur S. Okioyemi    
• Macmillan JSS 2 Besigheidstudies Deur Awoyokun AA et'al.

WEEK TWEE

ONDERWERP: KANTOORKORRESPONDENSIE

INHOUD

• Betekenis
• Gebruike
• Tipes
• Maniere waarop e-pos in 'n organisasie kom
• Hantering van posse.

Korrespondensierekords is boeke wat e-posse aanteken wat die organisasie binnekom en dié wat die organisasie verlaat.

TIPES

1. Besigheidsbriewe
2. Kantoorbrief
3. memorandum

Dit is die briewe wat in die organisasie inkom en deur die organisasie uitgestuur word. Briewe wat in die organisasie of maatskappy inkom, word na verwys as inkomende posse terwyl daardie briewe wat uitgestuur word, uitgaande posse genoem word. Die volume van inkomende en uitgaande e-posse hang af van die volgende:

1. Die grootte van die organisasie
2. Die aard van sy besigheid

SOORTE POSTE

1. Inkomende e-posse
2. Uitgaande e-posse
3. Interne pos

INKOMENDE POSTE : dit is die briewe, pakkies, dokumente wat in 'n organisasie ontvang word. In 'n groot organisasie sal inkomende posse oopgemaak, aangeteken, gesorteer en na die verskillende eenhede versprei word.

Dit bevat die volgende:

1. Navrae oor maatskappy se aktiwiteite
2. Nuwe bestellings vir die maatskappy se produk
3. Rapporteer
4. Kla van kliënte
5. tjeks van kliënte.

UITGAANDE POSTE: Dit is briewe, pakkies en dokumente wat uit die organisasie gaan.

Briewe wat uit die maatskappy gaan, sal gewoonlik in twee kategorieë gesorteer word:

1. Diegene wat per hand gestuur moet word en
2. Die wat per pos gestuur moet word.

Hulle moet in die uitgaande posregister aangeteken word.

INTERNE POSTE: Dit verwys na e-posse wat deur die organisasie of deur 'n individu, eenheidshoof of die hoof van 'n organisasie geskryf is en aan 'n ander individu of 'n eenheidshoof in die organisasie gerig is vir optrede.

Sodanige interne pos kan aansoeke om verlof, brief wat 'n siek werker by die personeelbestuurder aanmeld, brief van bevordering insluit.

Die inkomende en uitgaande posse moet vinnig en doeltreffend hanteer word.

Pose kom per hand, per pos of deur elektroniese middele (rente) in die organisasie in.

SAKEBRIEWE

Dit word altyd op briefpapier van die voornemende maatskappy getik en kopieë word van die oorspronklike kopie gemaak met koolstofpapier tussen die vraestelle. Dit is normaal om die onderwerpopskrif op 'n besigheidsbrief te plaas sodat u met 'n oogopslag weet wat die onderwerp van die brief is. In 'n volledige blokletter word die onderwerpopskrif, indien enige, by die linkerkantse kantlyn getik en onderstreep as dit in kleinletters is.

Wanneer enige byvoeging in 'n brief ingevoeg moet word, kan dit in die brief aangedui word deur Enc, Encs, Encl of omhulsel by die linkerkantlyn te tik.

EVALUERING

1. Wat is 'n besigheidsbrief?
2. Skryf 'n kort nota oor korrespondensiebrief.

MEMORANDUM

Dit is die medium om boodskappe binne 'n onderneming te stuur. Firmas het gewoonlik hul eie vorm van memorandums wat in die grootte gesny word wat hulle wil hê.

Die uitleg van die opskrif verskil van een organisasie tot die ander. Die volgende is voorbeelde van 'n memorandum:

PERE- WURA EN MAATSKAPPY BEPERK

______________________________________________________________________________________

Van na:

Ons Verwysing: Datum:

Onderwerp: ………

In 'n memorandum is geen aanhef of komplimentêre sluiting nodig nie. Die memorandum moet in enkelreëlspasiëring met dubbelreëlspasiëring tussen paragrawe getik word.

Enige styl van paragraaf kan gebruik word.

EVALUERING

1. Wat is 'n memorandum?
2. Illustreer hoe 'n memorandum moet lyk.

LEESOPDRAG

Macmillan JSS2 bl 6 deur Awoyokun, AA et al.

HANTERING VAN POS

DEFINISIE VAN POS/POSHANTERING

Pos kan gedefinieer word as briewe, poskaarte, papiere en pakkies wat per pos gestuur moet word.

Pose kom óf per hand óf per pos by 'n kantoor in. Pos wat per hand kom, word deur die ontvangsklerk of die ontvangsdame geteken.

 

INKOMENDE POSTE

Pos wat deur die pos ontvang word, word óf deur posmanne óf privaat possakke deur poskantoorklerke afgelewer.

In watter vorm ook al posse in 'n kantoor inkom, word dit deur gemagtigde persone oopgemaak, gesorteer en gedateer.

 

Briewe of posse gemerk "vertroulik", "privaat" of "persoonlik" moet egter nie oopgemaak word nie, maar word aan die betrokke persone gestuur.

 

REGISTER INKOMENDE POS

Dit word gebruik om inkomende e-posse op te teken waarna dit aan die persone/beamptes wat hulle sal versorg, gestuur word of bloot na verskillende betrokke departemente versprei word.

'n Inkomende posregister sal so lyk

DATUM	VAN WIE AF	ONDERWERP	LêER NR	AANDAG AAN

 

EVALUERING

1. Definieer inkomende pos
2. Verduidelik in 3 sinne inkomende posregister.

UITGAANDE POSTE

Uitgaande e-posse kan geskryf word in antwoord op 'n inkomende e-pos of gestuur word as 'n navraag in 'n ander besigheidsorganisasie.

Wanneer opgetree word op 'n inkomende pos, word 'n antwoord aan die skrywer gestuur. So 'n uitgaande pos

sal in 'n uitgaande posregister geregistreer word.

'n Uitgaande posregister sal so lyk

DATUM	AAN WIE	ONDERWERP	VERW. NR	METODE VAN VERZENDING

 

EVALUERING

1. Wat is 'n uitgaande posregister?
2. Verduidelik 'n inkomende posregister.

LEESOPDRAG

Besigheid vir JSS 1 deur OA Lawal en ander bladsye

NAWEEKOPDRAG

1. Inkomende en uitgaande posse is rekords in (a) skoolregister (b) posregister (c) lêerregister (d) register
2. Briewe van een maatskappy na 'n ander kan óf per ________ óf_______ (a) pos of hand (b) hand of been (c) pos of koevert (d) hand of per trekking gestuur word
3. Inkomende posse word oopgemaak, gesorteer in 'n ------------kamer (a) ontvangs (b) winkel

(c) opneem (d) pos.

1. Een hiervan is nie 'n tipe pos nie (a) inkomende (b) ekstern (c) uitgaande (d) intern.
2. Briewe, poskaarte, papiere en pakkies kan algemeen genoem word (a) notas (b) papiere (c) dokumente (d) posse

TEORIE

1. a. Definieer e-posse
2. Verduidelik die betekenis van (i) inkomende posse (ii) uitgaande posse.
3. Lys en verduidelik drie maniere waarop e-posse by die organisasie inkom.

ALGEMENE EVALUERING

1. Gee 'n voorbeeld van 'n inkomende pos.
2. Noem die twee kategorieë waarin briewe wat organisasie aangaan, gesorteer kan word.
3. Lys enige vyf departemente wat jy geleer is.
4. Wat is korrespondensierekords?
5. Definieer memorandum.